Managementul documentelor electronice: Analiza nivelului de adoptare a solutiei Filedoc în institutiile publice din România

Abstract

Conceptele de baza a prezentei lucrari graviteaza in jurul dimensiunilor teoretice a integrarii tehnologiei informatiei, restructurarea organizationala a institutiilor publice in contextul guvernarii digitale si nivelul gestionarii documentelor electronice ca indicator al eficientei serviciilor publice din Romania. Conditile moderne de lucru si posibilitatile inovarilor tehnologice pot avea un impact major asupra necesitatii gestionarii digitale a unui numar tot mai mare de informatii. In contextul in care trecerea la societatea digitala reprezinta o tendinta actuala a politicilor de e-guvernare, integrarea noilor resurse informationale capata o importanta strategica in activitatea sectorului public. Procesele interne aferente sarcinilor administrative care gestioneaza documentele de comunicare cu cetatenii au fost si sunt in continuare asociate cu birocratia excesiva. Mentinerea procedurilor birocratice este adeseori asociata cu pastrarea unor cantitati excesive de documente, tendintele de suprapunere a sarcinilor intre departamente, lipsa de transparenta in ceea ce priveste procesele administrative, rigiditatea si rezistenta aparatului administrativ la schimbare. Cercetarea urmareste identificarea inovarilor digitale aferente sistemelor informationale, necesitatea integrarii cu sistemele de planificare a resurselor organizationale si adoptarea solutiilor si practicilor de gestionare a documentelor electronice in scopul apropiarii administratiei de cetatean. Studiul abordeaza cercetari stiintifice din practica internationala privind impactul solutiilor de document management asupra nivelului de performanta din perspectiva utilizatorilor. Scopul principal al acestui studiu de cercetare este de a intelege nivelul de adoptare a aplicatiei Filedoc din perspectiva functionarilor publici. Concluziile formulate pe marginea rezultatelor obtinute in partea aplicativa vor putea servi drept punct de referinta in dezvoltarea viitoarelor strategii publice, avand ca obiectiv cresterea increderii cetatenilor prin furnizarea de servicii mai rapide, mai accesibile si mai transparente.